NOTA: Este artículo se escribió originalmente en crosspoint365.com el 4 mayo 2023. Si lo prefieres puedes leer la publicación original.
¿Trabajáis en tu organización con Dynamics 365 Business Central (BC) y os planteáis desarrollar un proyecto de BI para explotar al máximo vuestros datos? En este post encontrarás algunas indicaciones y consejos que os pueden ser de ayuda para entender los proyectos de Business Intelligence en Business Central.
En este post:
Diagnóstico previo: ¿Quién es tu audiencia?
Como cualquier buena estrategia, un buen proyecto de Business Intelligence requiere de un buen diagnóstico previo de la situación, de la información disponible, de las posibles soluciones, de los requerimientos, de la audiencia a la que van destinados…
Sí, de la audiencia. ¿A quién va destinada esa información? ¿Qué uso se va a hacer de la misma? Saberlo nos va a permitir diseñar adecuadamente los informes a realizar, las operativas que van a permitir y ofrecer una solución de éxito. Y la aceptación por parte de los usuarios es uno de los grandes componentes del éxito de un proyecto de BI.
Con estos puntos claros podemos plantearnos cómo extraer la información necesaria.
Cómo extraer los datos
La base de datos de BC en su versión SaaS, a diferencia de la versión On-premises, no da opción a ser accedida directamente. Por debajo hay una base de datos SQL Server, pero el acceso a la misma se realiza a través de páginas API o Web Services que la misma expone. Digamos que cada página API es el equivalente a una tabla (o entidad) o consulta de la base de datos.
Los Web Services son un estándar que facilita el acceso a los datos de forma limitada, segura y controlada, pues solo se publican (o debería ser así) las “direcciones” que deberían ser accesibles, algo de vital importancia cuando estamos hablando de datos cuya vía de entrada es algo tan público como una página web.
Esta es una muestra de la página de Servicios Web expuestos por BC:
Estos Web Services se pueden acceder y consultar con el estándar oData (Open Data Protocol) lo que permite acceder a esas direcciones que proporcionan datos desde numerosas herramientas de análisis, por ejemplo, Power BI, que ofrece también un conector nativo a BC. Esto facilita al máximo la extracción de datos en proyectos de BI en Business Central.
Uses el conector que uses tendrás que autentificarte con un usuario. Tras ello podrás ver todas las páginas disponibles y añadirlas a tu proyecto para crear un modelo de datos analizable. Si por ejemplo vas a analizar información contable necesitarás, al menos, las páginas con la lista de cuentas (accounts) y el diario de movimientos contables (generalLedgerEntries). Podrás completar el modelo con las dimensiones, el presupuesto, etc… Y a analizar.
Posteriormente se puede crear un modelo para las ventas, otro para las compras, etc, y hacer las transformaciones e incluir las tablas necesarias para trasladar a tu modelo de datos las particularidades y operativas específicas de tu negocio, esas que se han desarrollado como extensiones y que plasman tus ventajas competitivas respecto a la operativa de otros clientes de la competencia, aun utilizando el mismo ERP. Y esta es una de las partes complicadas del proyecto, pues requiere conocer el modelo y encontrar esas particularidades para tratarlas adecuadamente.
Otro de los inconvenientes que nos podemos encontrar es que, ante un volumen de datos grande, la descarga vía oData o API tiene algunos límites y no va a ser tan rápida como si se hiciera directamente desde la base de datos, como sería el caso de disponer de BC instalado en un servidor bajo nuestro control, con una base de datos SQL Server directamente accesible. Y la acumulación de datos es algo que siempre va a más.
También hay que destacar que BC es multiempresa y que cada empresa tiene y genera sus datos, esto es, funcionan en paralelo y de forma independiente. Si se desea un análisis de grupo habrá que añadir los datos de todas las empresas implicadas a nuestro modelo, lo que puede agravar el problema.
Integrar información de otros orígenes en nuestro proyecto BI
Si hemos migrado recientemente de otro ERP a BC, también es caso habitual querer integrar la información histórica del antiguo ERP en el proyecto. Disponer de un lugar común para ubicar toda esta información nos pondrá las cosas más fáciles para hacer esta integración.
Así puede acabar llegando el momento de plantearse estrategias de acceso y almacenamiento de datos eficientes, escalables y polivalentes. Algún tipo de almacén de datos, Datawarehouse o Datalake, que permita cargas acumulativas, desde cualquier origen, además de BC, que se requiera incluir en nuestro proyecto de análisis, como visitas a nuestra tienda online, CRM, datos de producción, los previos a una migración de ERP, lo de esa App que usan los comerciales…
Los posibles orígenes son tantos como herramientas se utilicen dentro de la empresa, e incluso fuera de ella (como es el caso de las redes sociales).
En todo caso, disponer de un origen común nos va a facilitar las cosas para abordar nuestro proyecto de BI.
Afortunadamente hay herramientas que nos facilitan las cosas, como Jet Analytics, permitiéndonos alejarnos de la parte técnica y centrarnos en lo realmente importante para el negocio, que es la explotación de datos y la toma de decisiones.
Si has optado por BC en su versión SaaS posiblemente no quieras plantearte mantener infraestructuras internas y hay opciones muy solventes para externalizarlas, como las ofrecidas por Microsoft Azure, Google o Amazon.
Analítica de datos e informes con Power BI
Ahora que conoces un poco mejor las mayores dificultades que te puedes encontrar a la hora de extraer y manipular datos y sus posibles soluciones, vamos a ver la parte analítica y visual del proyecto de Business Intelligence en Business Central.
Power BI te permite realizar todas las tareas requeridas en un proyecto de Business Intelligence. Desde la conexión y obtención de datos, realizar las transformaciones, limpieza y homogenización que requieran, hasta confeccionar los informes necesarios y su distribución.
Con los datos ya preparados y las métricas definidas se podrán desarrollar los informes que necesites, esos que habrás esbozado junto a la “audiencia” en la fase de análisis previo. Revisa este post sobre informes financieros con Power BI para profundizar en este tema.
Con este post queríamos ayudarte a entender cómo abordar un proyecto de Business Intelligence en Business Central. No dudes en contactarnos si quieres saber más, necesitas formar a tu equipo o crees que podemos ayudarte con tu proyecto.
Apasionado de las tecnologías de análisis de datos y Business Intelligence, y con larga experiencia en el uso de las mismas en empresas de todos los sectores, tamaños, y proyectos de diversa complejidad, en los cuales disfruto creando, planteando y desarrollando soluciones.
Tengo una curiosidad insaciable y demasiadas aficiones, entre ellas tocar el bajo con mi grupo.
