Importante: Este post fue escrito y publicado en 2018, y el contenido a continuación, aunque sea funcional y didácticamente útil, puede que no sea representativo de las posibilidades actuales de Power BI. Por favor, considera este post como un recurso técnico limitado y un registro histórico.

Objetivo: Una presentación PowerPoint conectada a PowerBI

La misma presentación, diferentes valores

Supongamos que periódicamente hay que crear un dossier o informe, siempre con la misma estructura, que resume los principales datos o indicadores. Supongamos también que tenemos la suerte de tener estos datos en dashboards de Power BI que se actualizan regularmente. Sería buena idea tener el “esqueleto” de la presentación en un PowerPoint que se conectará a Dashboards de Power BI para descargar y mostrar información actualizada en el mismo. Después sólo habrá que hacer los análisis que corresponda, en su caso comentarlos, y hacer la exposición.

Sí, podríamos hacer la exposición conectando directamente al servicio de Power BI e ir mostrando los dashboards y comentando las conclusiones. Pero puede que no interese hacerlo por que estos dashboards:

• Contengan mucha más información de lo necesario para los interesados. Y una buena presentación suele ser aquella en la que cada diapositiva muestre sólo la información adecuada, imprescindible y conclusiones cortas y directas.
• Puede que incluyan otro información delicada que no se quiera-interese mostrar.

Usar el método del “copia-pega” de los datos desde Power BI en el PowerPoint, nos expone al más que habitual peligro de tener que rehacer la tarea por que haya datos que se han actualizado, incluido, ajustado, etc, en el momento de copiarlos…

También es posible, desde el servicio de Power BI, exportar los reports de un panel determinado directamente a una presentación PowerPoint. Pero lo hará como imágenes de los reports completos (no los “tiles” individualmente) pegadas en PowerPoint. Y por algunos de los motivos antes expuestos quizá no interese hacerlo así…

Pero existe la posibilidad de conectar directamente desde PowerPoint a Power BI, mostrar los “tiles” que necesitemos con la información actualizada o actualizable con sólo pulsar una botón.

Vamos a ver cómo.

Requisitos previos

En Power BI Web

Debes haber confeccionado los dashboards necesarios con los “tiles” que desees.

En PowerPoint

Se necesita un complemento que permita conectar con el servicio Power BI.

Vamos al menú “Insertar”->”Complementos”. El complemento a utilizar se llama “Power BI Tiles“:

…  y si no lo tenemos instalado habrá que obtenerlo de la tienda (gratis a fecha de publicación de este post):

Conectar con Power BI

Tras agregar el complemento y seleccionarlo dibujamos en la diapositiva el área que contendrá el elemento. En este momento nos preguntará dónde ha de conectarse. Conectamos con Power BI:

Tras hacer login se nos advertirá y pedirá autorización para conectar:

Agregar “Tiles” a las diapositivas

Tras conectar, en el área de complemento aparece la lista de Dashboards y de Reports publicados en el Workspace que se haya seleccionado, en el ejemplo, “My Workspace”:

Elegimos el que requiramos, en este caso un Dashboard llamado “VanArsdel Sales”:

Dentro del complemento se cargarán, a modo de “slide show-gallery”, los diferente tiles del dashboard seleccionado. Pulsando las flechas derecha-izquierda nos desplazamos hasta el elegido y que se mostrará en la diapositiva.

Si va a haber más diapositivas bastará con duplicarla y en la nuevas ir eligiendo, desplazándonos por el slider, los tiles a mostrar en cada una de ellas.

Si guardamos el archivo y más adelante se vuelve a abrir, el complemento reconectará con Power BI y la información a mostrar se actualizará, con lo que sólo deberás preocuparte por el análisis de los resultados en tu presentación.

Como sugerencia final, si tienes previsto distribuir esta presentación entre los interesados, seguramente NO será buena idea remitir este PowerPoint tal cual, mejor si lo exportas a PDF.

Santiago Tomás

Apasionado de las tecnologías de análisis de datos y Business Intelligence, y con larga experiencia en el uso de las mismas en empresas de todos los sectores, tamaños, y proyectos de diversa complejidad, en los cuales disfruto creando, planteando y desarrollando soluciones.
Tengo una curiosidad insaciable y demasiadas aficiones, entre ellas tocar el bajo con mi grupo.